Billing Solutions erfolgreich starten und nutzen
Alles, was Sie für Billing Solutions benötigen: Unsere Anleitungen und Tipps sorgen für ein reibungsloses Onboarding und helfen Ihnen, eBill, E-Rechnung B2B und Paper Bill erfolgreich zu nutzen. Entdecken Sie die praktischen Funktionen unseres eInvoicing-Portals und unsere Best Practice Unterlagen.
Um eBill oder die E-Rechnung B2B zu nutzen, ist eine einmalige Anmeldung/Registrierung über das eInvoicing-Portal notwendig.
Nach Ihrer Anmeldung/Registrierung werden Sie im eInvoicing-Portal Schritt für Schritt durch den Onboarding-Prozess geführt.
Sie möchten mit Paper Bill Ihre Papierrechnungen outsourcen? Buchen Sie ein Beratungsgespräch mit unseren Expert:innen, um Paper Bill zu bestellen.
Ob mit oder ohne Businesssoftware (ERP): Das eInvoicing-Portal ist Ihre zentrale Plattform, um Einstellungen für den Versand bzw. Empfang von eBill, E-Rechnungen B2B und Paper Bill vorzunehmen. Hier können Sie auch Ihre User verwalten und filtern, Transaktionen auswerten, Rechnungen hochladen und vieles mehr.
Daten, Konten und Weiteres
Im Bereich «Einstellungen» können Sie selbstständig Kundendaten und Kontaktangaben verwalten und anpassen sowie weitere administrative Einstellungen vornehmen.
Verwalten Sie Ihre Adress- und Kundendaten, damit diese bei der Suche nach Ansprechpartner:innen korrekt und aktuell angezeigt werden.
Fügen Sie Gutschriftenkonten hinzu, bearbeiten oder entfernen Sie sie.
Wichtig: Verwenden Sie stets dieselbe IBAN, die Sie auch zur Fakturierung verwenden.
Bestimmen Sie, ob und wie Ihr Unternehmen in eBill und im Verzeichnis Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster eDirectory.ch angezeigt wird. Legen Sie hier beispielsweise Ihren Anzeigenamen fest. Dies ist besonders hilfreich zur Unterscheidung verschiedener IDs oder wenn Ihr Unternehmen unter einem anderen Namen Rechnungen stellt.
Passen Sie die eBill-Anmeldemaske sowie das Logo für alle unterstützten Sprachen an. Auch wenn das Logo identisch bleibt, muss es für jede Sprache ausgefüllt werden.
Benutzer:innen und IDs
In Ihrem Benutzerkonto können Sie Benutzer:innen hinzufügen und entfernen, die Zugriff auf Ihre Rechnungsverwaltung im eInvoicing-Portal haben, und ihnen Administratorrechte zuweisen oder entziehen. Dadurch behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über die Berechtigungen.
So fügen Sie als Administrator:in neue Benutzer:innen hinzu:
In Ihrem Benutzerkonto können Sie auf verschiedene Biller- und Payer-IDs zugreifen. Klicken Sie dazu einfach oben rechts auf die gewünschte ID, um sie zu nutzen und zu verwalten.
Empfängerverzeichnis und Look-Up
Mit den Empfängerverzeichnissen für die E-Rechnung B2B und eBill halten Sie Ihre Empfängerlisten einfach à jour – dies alles direkt im eInvoicing-Portal.
Wenn Sie als Rechnungssteller die E-Rechnung B2B nutzen, können Sie im Verzeichnis Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster eDirectory.ch nach Empfänger:innen suchen , die E-Rechnung B2B empfangen können und diese Ihrem Empfängerverzeichnis hinzufügen. Dies ist entscheidend, um das Empfängerverzeichnis vor dem Upload der PDF-Rechnungen bzw. vor der manuellen Erstellung von Rechnungen anzulegen und zu pflegen, da Rechnungen andernfalls nicht korrekt zugeordnet werden können.
Wichtig: Für die Erstellung und Bearbeitung des Empfängerverzeichnisses benötigen Sie eine Admin-Rolle.
Im Verzeichnis eDirectory können Sie auch nach Rechnungssteller:innen suchen .
Als eBill-Rechnungssteller:in können Sie mit der Look-up-Funktion prüfen, welche Privatpersonen oder Kleinunternehmen eBill-Rechnungen empfangen wollen. Dafür geben Sie die E-Mail-Adresse oder die UID-Nummer (eine Unternehmensnummer) der Empfänger:in ein. Bei einem Treffer können die nächste Rechnung einfach eine eBill senden.
Wenn Sie Paper Bill nutzen, stehen Ihnen im eInvoicing-Portal unter «Downloads» zwei Auswertungen zur Verfügung:
So erkennen Sie einfach, bei welchen Rechnungsempfänger:innen eine Umstellung von Papier- auf Digitalrechnungen möglich wäre.
Software oder Portal nutzen
Wenn Sie eine Software mit Schnittstelle zu PostFinance nutzen, können Sie Ihre Rechnungen direkt über Ihr ERP übermitteln und dann auch dort die Zustellung nachverfolgen.
Andernfalls können sie Ihre Rechnungen im eInvoicing-Portal in den folgenden Formaten übermitteln:
Wenn Sie eine Software mit Schnittstelle zu PostFinance nutzen, können Sie Ihre Rechnungen direkt in Ihrem ERP empfangen.
Andernfalls können sie Ihre Rechnungen im eInvoicing-Portal empfangen und herunterladen.
Rechnungen nachverfolgen
Sie können den Status all Ihrer Rechnungen im Verarbeitungsprotokoll einsehen und so nachverfolgen, ob die Rechnungen erfolgreich übermittelt wurden. Wenn Ihre Software eine Schnittstelle zu PostFinance hat, können Sie diese Informationen direkt in Ihrer Software abrufen; andernfalls im eInvoicing-Portal unter «Downloads».
Alternativ haben Sie im eInvoicing-Portal die Möglichkeit, mit der Funktion «Rechnungen suchen» die Details einzelner Rechnungen zu überprüfen.
An gleicher Stelle können Sie auch die An-/Abmeldeprotokolle von eBill einsehen, um zu erfahren, welche Rechnungsempfänger:innen gewechselt haben.
Je mehr eBill- und E-Rechnungen B2B Sie versenden oder empfangen, desto besser schöpfen Sie das Potenzial der digitalen Rechnungen aus. In unseren Best Practice Unterlagen erfahren Sie, wie Sie den Nutzerkreis unter Ihren Kund:innen und Lieferant:innen vergrössern.
Abonnieren Sie unseren Newsletter und erhalten Sie fünfmal jährlich wichtige Branchennews, Updates und Business-Tipps von Fachleuten für den Bereich Payment.
Nach der Anmeldung Ihres Unternehmens im eInvoicing-Portal wird Ihr Zugang innerhalb weniger Tage freigeschaltet. Sobald dies erfolgt ist, erhalten Sie eine E-Mail mit allen weiteren Informationen und den nächsten Schritten.
Wie Ihre Daten geschützt werden, erfahren Sie in den Teilnahmebedingungen E-Rechnung für Geschäftskunden.
Zur Auswahl stehen die Rollen Administrator:in und Standard.
Administratoren-Rolle: Benutzer:innen mit der Rolle Administrator:in haben automatisch Zugriff auf alle BillerID und Payer ID der ausgewählten Kund:innen. Sie können zudem folgende Funktionen ausführen:
Standard-Rolle: Benutzer:innen mit der Rolle Standard haben nur Zugriff auf BillerID und PayerID, für die sie von der Administrator:in autorisiert wurden. Sie können alle Funktionen ausführen, ausser die oben erwähnten Administrator-Funktionen.
Wir empfehlen die Nutzung von Google Chrome.
Ja. Das eInvoicing-Portal eignet sich auch dann, wenn Sie nur wenige digitale Rechnungen versenden oder empfangen und Sie keine Software im Einsatz haben.
Sie haben im eInvoicing-Portal folgende Möglichkeiten:
Löschen Sie den Browserverlauf und versuchen Sie es nochmals. Falls das Login immer noch nicht funktioniert, hilft Ihnen unser Support gerne weiter.
Kontaktieren Sie unseren Billing Support unter der Telefonnummer +41 31 667 99 00 oder per E-Mail an billing-support@postfinance.ch.
Vereinbaren Sie ein persönliches Gespräch und lassen Sie sich von unseren Expert:innen zur E-Rechnung B2B, zu eBill oder Paper Bill beraten.