Adopter et utiliser Billing Solutions avec succès
Tout ce dont vous avez besoin pour Billing Solutions: vous trouverez ici nos instructions et nos conseils pour un onboarding réussi sur notre portail et pour une utilisation efficace d’eBill, d’e-facture B2B et de Paper Bill. Découvrez les fonctions pratiques de notre portail eInvoicing et notre guide des bonnes pratiques.
Pour pouvoir utiliser eBill ou e-facture B2B, vous devez, la première fois, vous inscrire ou vous connecter au portail eInvoicing.
À l’issue de l’inscription, suivez les instructions étape par étape dans le processus d’onboarding, sur le portail eInvoicing.
Vous souhaitez externaliser vos factures papier avec Paper Bill? Pour commander Paper Bill, demandez un entretien de conseil avec nos expertes et experts.
Avec ou sans logiciel d’entreprise (système ERP): le portail eInvoicing constitue votre plateforme centrale pour les paramétrages liés à l’envoi et à la réception des factures eBill, e-facture B2B et Paper Bill. Ici, vous pouvez aussi gérer et filtrer vos utilisateurs, évaluer des transactions, charger des factures et bien plus encore.
Données, comptes et autres
La section «Paramètres» vous permet de gérer et de modifier les données clients et les coordonnées, ainsi que d’effectuer d’autres paramétrages administratifs en toute autonomie.
La gestion des données clients et des coordonnées permet d’obtenir des résultats corrects et à jour lorsque vous recherchez des personnes de contact.
Vous pouvez ajouter des comptes de crédit, les traiter ou les supprimer.
Important: utilisez toujours l’IBAN que vous utilisez également pour la facturation.
Déterminez si votre entreprise doit s’afficher dans eBill et dans le répertoire La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre eDirectory.ch, et comment. Définissez par exemple votre nom d’affichage ici. Cela est particulièrement utile pour distinguer différents ID ou si votre entreprise établit des factures sous un autre nom.
Adaptez le masque de connexion eBill et le logo pour toutes les langues prises en charge. Même s’il reste le même, le logo doit être rempli pour chaque langue.
Utilisatrices/utilisateurs et ID
Vous pouvez, dans votre compte utilisateur, ajouter ou supprimer des utilisatrices/utilisateurs qui ont accès à votre gestion des factures dans le portail eInvoicing, ainsi que leur attribuer ou leur retirer les droits d’administrateur. Vous gardez ainsi toujours le contrôle intégral des autorisations d’accès.
Voici comment vous pouvez, en tant qu’administratrice/administrateur, ajouter de nouveaux utilisatrices/utilisateurs:
Vous avez accès, dans votre compte utilisateur, à différents BillerID et PayerID . Pour utiliser et gérer un ID, il vous suffit de cliquer en haut à droite.
Répertoire des destinataires et look-up
Les répertoires des destinataires de e-facture B2B et eBill vous permettent de tenir à jour facilement la liste de vos destinataires, directement dans le portail eInvoicing.
Si vous êtes émettrice/émetteur de factures et utilisez à cet effet e-facture B2B, vous pouvez faire vos recherches dans le répertoire La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre eDirectory.ch des destinataires pouvant recevoir l’e-facture B2B et les ajouter dans votre répertoire de destinataires. Cette étape est importante en vue de créer et de gérer le répertoire des destinataires avant le chargement des factures au format PDF ou l’établissement manuel des factures, faute de quoi celles-ci ne pourront pas être attribuées correctement.
Important: vous devez avoir un rôle d’administrateur pour pouvoir établir et gérer le répertoire des destinataires.
Vous pouvez également rechercher dans le répertoire eDirectory des émettrices/émetteurs de facture .
Si vous êtes émettrice/émetteur de factures eBill, vous pouvez vérifier, au moyen de la fonction look-up, quels sont les particuliers ou les petites entreprises qui souhaitent recevoir des factures eBill. Il vous faut pour cela indiquer l’adresse e-mail ou le numéro IDE (numéro d’identification des entreprises) des destinataires. En cas de concordance, vous pourrez tout simplement envoyer votre prochaine facture sous forme d’eBill.
Si vous utilisez Paper Bill, vous disposez de deux évaluations dans le portail eInvoicing, sous «Téléchargements»:
Vous pouvez ainsi aisément savoir qui sont les destinataire de factures qui pourraient passer de la facture papier à la facture numérique.
Utiliser un logiciel ou le portail
Si vous utilisez un logiciel ayant une interface avec PostFinance, vous pouvez transmettre vos factures directement via votre système ERP, qui vous permettra également de suivre leur distribution.
Sinon, vous pouvez transmettre vos factures dans le portail eInvoicing aux formats suivants:
Si vous utilisez un logiciel ayant une interface avec PostFinance, vous pouvez recevoir vos factures directement dans votre système ERP.
Sinon, vous pouvez recevoir et télécharger vos factures dans le portail eInvoicing.
Suivre une facture
Vous pouvez consulter le statut de toutes vos factures dans le protocole de traitement et voir si les factures ont été transmises avec succès. Si votre logiciel a une interface avec PostFinance, vous pouvez consulter ces informations directement dans votre logiciel ou, à défaut, dans le portail eInvoicing, sous «Téléchargements».
Le portail eInvoicing-Portal vous offre par ailleurs la possibilité de vérifier les détails des différentes factures au moyen de la fonction «Rechercher des factures».
Toujours dans la même rubrique, vous pouvez également consulter les protocoles de connexion/déconnexion d’eBill si vous souhaitez savoir quels destinataires de factures ont changé.
Plus vous envoyez ou recevez de factures eBill et d’e-factures B2B, plus vous exploitez le potentiel des factures numériques. Vous découvrirez dans notre guide des bonnes pratiques comment élargir le cercle des utilisatrices et des utilisateurs parmi votre clientèle et vos fournisseuses et fournisseurs.
Abonnez-vous à notre newsletter: vous recevrez 5 fois par an des actualités importantes de la branche, des mises à jour et des conseils d’affaires de la part de spécialistes du domaine des paiements.
Après l’inscription de votre entreprise au portail eInvoicing, votre accès est activé en quelques jours. Dès que c’est le cas, vous recevez un e-mail contenant toutes les informations complémentaires et la marche à suivre.
Pour en savoir plus sur la protection de vos données, reportez-vous aux conditions de participation e-facture pour la clientèle commerciale.
Il existe, au choix, le rôle d’administrateur et le rôle standard.
Rôle d’administrateur: Les utilisatrices et les utilisateurs disposant du rôle d’administrateur ont un accès direct à tous les BillerID et PayerID des clientes et des clients sélectionnés. Ils peuvent par ailleurs exécuter les fonctions ci-après:
Rôle standard: Les utilisatrices et les utilisateurs disposant du rôle standard ont uniquement accès aux BillerID et PayerID pour lesquels l’administrateur leur a octroyé un droit d’accès. Ils peuvent exécuter toutes les fonctions, sauf celles de l’administrateur mentionnées ci-dessus.
Nous recommandons d’utiliser Google Chrome.
Oui. Le portail eInvoicing peut aussi être utilisé si vous n’envoyez ou ne recevez que peu de factures numériques et n’avez pas recours à un logiciel.
Le portail eInvoicing vous offre les possibilités ci-dessous:
Supprimez l’historique de navigation puis réessayez. Si la connexion ne fonctionne toujours pas, vous pouvez vous adresser à notre assistance.
Contactez notre assistance Facturation par téléphone, au +41 31 667 99 00, ou par e-mail à l’adresse billing-support@postfinance.ch.
Prenez rendez-vous pour un entretien personnel et faites-vous conseiller par nos expertes et experts sur l’e-facture B2B, eBill ou Paper Bill.