10.03.2025
Digital strukturierte Rechnungen vereinfachen den Geschäftsalltag. Erfahren Sie, weshalb der Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen auch einen nachhaltigen Effekt haben – das nicht nur auf die Umwelt, sondern auf Ihr ganzes Unternehmen.
Die Umstellung auf den digitalen Rechnungsversand oder -empfang kann sich für Ihr Unternehmen finanziell auszahlen.
Berechnen Sie, wie gross Ihr Einsparpotenzial ist.
Bei vielen Unternehmen steht das Thema Nachhaltigkeit weit oben auf der Prioritätenliste. Irgendwo zwischen Pflicht und Kür wissen viele nicht, wo sie anfangen sollen. Ein erster Schritt kann die Einführung von elektronischen Rechnungen sein. Sie bietet eine unkomplizierte Möglichkeit, Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen zu fördern – und dabei gleichzeitig Kosten zu senken und Prozesse effizienter zu gestalten.
Rechnungen zu stellen, kostet Zeit: Daten eintippen, Rechnung drucken, kuvertieren und verschicken – das dauert lange. Dasselbe gilt, wenn Sie eine Rechnung empfangen und in Ihrem Buchhaltungssystem verarbeiten müssen. Und das Ganze geht ins Geld. Jede Papierrechnung verursacht Kosten, die Sie mit elektronischen Rechnungen einsparen können.
Bei digitalisierten Rechnungsprozessen fällt ein Grossteil der Arbeit weg. Entsprechend tiefer sind die Kosten. Für die Einführung von elektronischen Rechnungen braucht es einmalige Investitionen. Diese sind aber gering und rechnen sich bereits nach kurzer Zeit. Hinzu kommen vier positive Nebeneffekte.
Hinzu kommen weitere positive Nebeneffekte wie die digitale Archivierung: Digitalisierte Rechnungen werden automatisch archiviert, brauchen kaum Speicherplatz und sind mit wenigen Klicks abrufbar – ganz im Gegensatz zu Papierrechnungen im Ordner. Auch kann man mit dem Empfang von elektronischen Rechnungen die Prozesskosten optimieren: Dank der Automatisierung erfolgt die Zuordnung zur Bestellung direkt in der Buchhaltungssoftware. Und nicht zuletzt können digitale Rechnungen kaum mehr verlorengehen. Sie sind auf Seite der Rechnungssteller:in und der Rechnungsempfänger:in jederzeit auffind- und nachverfolgbar. Dies kann auch dazu beitragen, dass Rechnungen zuverlässiger bezahlt werden.
Mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen unterstützt PostFinance Sie auf dem Weg zu mehr Nachhaltigkeit.
Mit der integrierten Rechnungslösung E-Rechnung B2B werden Rechnungsdaten aus Ihrer Buchhaltungssoftware aufbereitet und automatisch in elektronischer Form an die Empfänger:in weitergeleitet. Oder Sie versenden, empfangen und verwalten E-Rechnungen B2B direkt und selbstständig mit dem eInvoicing-Portal von PostFinance.
Mit eBill senden Sie Ihren Privatkund:innen Rechnungen in elektronischer Form ins E-Banking, wo sie bequem beglichen werden können. Wie Sie Ihre Kund:innen für eBill motivieren können, erfahren Sie im Artikel «So begeistern Sie Ihre Kund:innen für eBill» und auf unserer Infoseite «eBill-Empfänger:innen gewinnen».
Elektronische Rechnungen können Ihr Unternehmen nicht nur ökonomisch, sondern auch ökologisch nachhaltiger machen. Sie schonen natürliche Ressourcen und tragen zum Schutz von Bäumen und Wäldern bei, denn für Papierrechnungen braucht es grosse Mengen Holz.
Neben dem Schutz des Baumbestands verkleinert die Umstellung auf elektronische Rechnungen auch den CO2-Fussabdruck Ihres Unternehmens.
Die von myclimate zertifizierte SIX-Studie «Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster Nachhaltigkeit im Rechnungswesen 2023» kommt zum Schluss, dass digitale Rechnungsmethoden – im Vergleich zu Papier- und E-Mail-Rechnungen –die ressourcenschonendsten Lösungen sind. Sie verursachen über die gesamte Wertschöpfungskette am wenigstens CO2. Bei den elektronischen Rechnungen sinken der Papierverbrauch sowie die CO2-Emissionen für den Versand gegen null, da sie in einem vordefinierten, strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Der Rechnungsaustausch erfolgt sozusagen von System zu System – ganz ohne Medienbrüche.
Laut der Studie reduzieren sich die CO2-Emissionen bei der Abwicklung einer eBill-Rechnung im Schnitt um 89 Prozent im Vergleich zur Papierrechnung. Selbst im Vergleich zur E-Mail-Rechnung spart eBill 33 Prozent CO2-Emissionen ein. Ähnliche Werte dürften auch andere rein digitale Rechnungen wie die E-Rechnung B2B erreichen.
Die Nutzung von elektronischen Rechnungen nimmt stetig zu. Ein Trend, der sich in den nächsten Jahren fortsetzen wird. Schätzungen gehen davon aus, dass im Jahr 2028 rund 80 Prozent des Rechnungsverkehrs digital ablaufen wird. Dies hat verschiedene Gründe: Nebst den erwähnten Vorteilen von digitalen Rechnungen gibt es auch verpflichtende Regelungen. In der Schweiz zum Beispiel müssen Rechnungen an die öffentliche Verwaltung bereits seit 2016 ab einem Vertragswert von 5’000 Franken in elektronischer Form gestellt werden. Und ausserhalb der Schweiz führen mehr und mehr Länder Gesetze zur elektronischen Rechnung ein, nicht nur in Europa, sondern auch in anderen Teilen der Welt. In Deutschland zum Beispiel ist die elektronische Rechnung seit dem 1. Januar 2025 im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen Pflicht.
Der Wechsel zu elektronischen Rechnungen ist ein Schritt in Richtung Nachhaltigkeit. Neben finanziellen Einsparungen profitieren Unternehmen von effizienten Prozessen und geringeren CO2-Emissionen in der Rechnungsstellung. Die digitale Rechnungsstellung bzw. -empfang wird in Zukunft immer relevanter – wer umsteigt, leistet einen Beitrag zum Klimaschutz und sichert sich Wettbewerbsvorteile.
