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Erstellt am 20.08.2019 | Aktualisiert am 04.09.2024

Vereinsverwaltung: Bei welchen Aufgaben kann eine Vereinssoftware Unterstützung bieten?

Vom Erfassen der Mitglieder über die Organisation der Versammlungen bis hin zur Vereinsbuchhaltung: Einen Verein zu führen bedeutet einen grossen administrativen Aufwand. Wir zeigen, bei welchen Aufgaben der Vereinsverwaltung eine Software effiziente Hilfe leisten kann.

In Kürze

  • Nutzen Sie eine Vereinssoftware, um Mitglieder und andere Kontakte effizient zu verwalten und Termine sowie Veranstaltungen besser zu koordinieren.
  • Automatisieren Sie die Buchhaltung und den Zahlungsverkehr, einschliesslich der Erstellung von Rechnungen und dem Abgleich offener Posten, um die Finanzverwaltung zu vereinfachen.
  • Wählen Sie eine Software, die selbsterklärend und online zugänglich ist, um die Zusammenarbeit im Vorstand zu verbessern und Vereinsdokumente sowie eine Vereinswebsite zentral zu verwalten.

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Wer noch nie in einem Vereinsvorstand mitgewirkt hat, hat kaum eine Ahnung, wie viel Herzblut und Arbeit hinter der Verwaltung eines Vereins steckt. Ganz gleich, ob jemand Vereinspräsident:in, Kassier:in oder Geschäftsführer:in des Vereins ist: Es fallen im Rahmen der Vereinsverwaltung viele zeitraubende und auch komplexe Arbeiten an. Zum einen ist der Vorstand Ansprechpartner für die Mitglieder und vertritt den Verein gegen aussen. Zum anderen müssen viele administrative Jobs erledigt und im Vorstand abgestimmt werden. Dazu gehört – nur zum Beispiel – das Verwalten von Mitgliedern, das Einziehen von Mitgliederbeiträgen, die Vereinsbuchhaltung oder der Versand von Einladungen.

Welche Aufgaben fallen in Ihrem Verein an?

Doch was kann man tun, um in der Vereinsverwaltung Zeit und Nerven zu sparen? Um diese Frage zu beantworten, hilft es, die administrativen Aufgaben festzuhalten. Eine nicht abschliessende Liste von Aufgaben in der Vereinsverwaltung bietet die folgende Übersicht:

Administrative Aufgaben

Verwaltung von Mitgliedern
Mitglieder und weitere Kontakte wie Sponsor:innen und Lieferant:innen erfassen und verwalten (inklusive Angabe von Gruppen/Mannschaften, Funktionen und weiteren Informationen)
Terminkoordination und ‑kommunikation
Termine und Veranstaltungen planen und koordinieren (inklusive Versand von Termineinladungen oder Veröffentlichung ausgewählter Termine auf der Website)
Einziehen von Mitgliederbeiträgen/ Fakturierung
  • (Massen-)Rechnungen erstellen
  • Zahlungseingänge erfassen/importieren
Buchhaltung
  • Buchung der Rechnungen und Zahlungseingänge in der Finanzbuchhaltung
  • Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben
Debitorenkontrolle
  • Abgleich offener Rechnungen
  • Zahlungserinnerungen versenden
Zahlungsverkehr
Zahlungen via E-Finance auslösen/entgegennehmen
Website
Erstellung und Bewirtschaftung einer Vereinswebsite
Bewirtschaftung von Dienstleistungsartikeln
Verwaltung und Verkauf von Fanartikeln usw.
Ablage von Vereinsdokumenten
Ablage von Vereinsdokumenten
Vereinskorrespondenz
E-Mail und Briefversand und Ablage der Korrespondenz

Mit einer selbsterklärenden Vereinssoftware effizienter arbeiten

Sicherlich haben Sie sich auch schon Gedanken über den Einsatz einer Vereinssoftware gemacht, die bei diesen Aufgaben effiziente Unterstützung leistet. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass die Software den aktuellen Bedürfnissen Ihres Vereins entspricht und alle Anforderungen in einer Lösung abdeckt. Diesbezüglich spielt insbesondere die Einfachheit der Software eine grosse Rolle. Eine Vereinssoftware sollte möglichst selbsterklärend sein, damit sich die Nutzer:innen im Verein ohne Einlesen oder Kursbesuch rasch zurechtfinden und die Software auch gerne nutzen. Zudem ist es wichtig, dass eine reibungslose Zusammenarbeit der verschiedenen Vorstandsmitglieder gewährleistet ist – idealerweise mit einer Online-Lösung, auf welche alle von zuhause aus zugreifen können.

Softwarelösungen zu vorteilhaften Konditionen

Als Kund:in von PostFinance profitieren Sie von attraktiven Sonderkonditionen auf zwei Softwarelösungen, die speziell auf Vereine zugeschnitten sind: Sie heissen ClubDesk oder CashCtrl. Sie alle enthalten als Standard mindestens die Funktionen Fakturierung, automatische Debitorenkontrolle sowie die Verwaltung von Mitgliedern und Partner:innen. Wer darüber hinaus auch noch Termine und Vereinsdokumente verwalten oder eine Vereinswebsite erstellen möchte, erhält mit ClubDesk alles in einer Lösung.

Auch der BC Divac Zürich hat sich auf die Suche nach einer All-in-One-Lösung für die Vereinsverwaltung gemacht. Im Erfahrungsbericht erzählt der Vizepräsident vom BC Divac, Željko Gligorević, weshalb ClubDesk die ideale Lösung für ihren Verein ist.

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